Zollabwicklung in Zeiten der Digitalisierung

Effizienzsteigerung durch Schlüsseltechnologien

Die Zollabwicklung ist oft mit einem hohen administrativen Aufwand verbunden. Medienbrüche, zahlreiche Systeme und verschiedene Beteiligte erhöhen Komplexität und Kosten. Prozesse sind häufig durch schlechte User-Experience und fehlende Transparenz geprägt. Mit neuen Entwicklungen im Bereich Software und Automation kann hier Abhilfe geleistet werden. KI-gestützte Assistenzsysteme automatisieren die Verarbeitung großer Datenmengen und minimieren Fehler sowie Risiken. Digitale Lösungen können Standardprozesse automatisieren, Handels- und Frachtdokumente mit hoher Trefferquote auslesen sowie Produkte tarifieren. Dadurch werden Fehler reduziert und Verzögerungen vermieden. Unternehmen können so Kapazitäten für Opportunitäten freisetzen oder sich auf komplexere Geschäftsfälle konzentrieren.

Der Einsatz von Large Language Modellen (LLM) in diesem Kontext ist nicht mehr wegzudenken. Unternehmen können ohne tiefgehende Softwarekenntnisse oder hohe Investitionen eigene spezifische Anwendungen entwickeln oder auf die generellen Modelle zugreifen. Durch das Zusammenspiel von Large Language Modellen und Optical Character Recognition (OCR) werden handschriftliche oder gedruckte Dokumente in maschinenlesbare Daten umgewandelt werden. Dies reduziert manuelle Eingaben, Fehlerpotenziale und beschleunigt die digitale Verarbeitung.

Zur Integration der Best-Practice-Technologien und Lösungen setzen führende Unternehmen auf eine offene und modulare API-Architektur. Der richtige Einsatz wird ein Produktivitätsschub und Wettbewerbsvorteil für Unternehmen mit sich bringen.

Automatisierung und Integration Zoll- und Finanzprozessen

Durch die rasante technologische Entwicklung der letzten Jahre sind Unternehmen aufgefordert, die Aktualität ihrer Standards und Workflows zu hinterfragen. Vor Jahren definierte Prozesse können häufig mittlerweile (vollständig) automatisiert werden. Neue Tools und Systeme ermöglichen eine umfassende Automatisierung administrativer wiederkehrender Abläufe. Software-gestützte Automation sorgt für eine nahtlose Kommunikation zwischen verschiedenen Systemen und Stakeholdern in und außerhalb des Unternehmens.

Ein integratives Gesamtkonzept für Zoll- und Finanzprozesse steigert Effizienzen und reduziert Kosten senken. Digitale und integrierte Zolllösungen erfassen automatisch relevante Finanzdaten wie Zollabgaben, Einfuhrumsatzsteuer und Gebühren. Diese Daten stehen nachher für die Quartalsmeldung der Schweizerischen Umsatzsteuer (MWST) für den Fiskalvertreter (z.B. die cmt ag) standardisiert zur Verfügung. Ebenso können die Retouren sowie die bereits bezahlte Einfuhrumsatzsteuer detailliert nachgewiesen werden. Zudem werden die elektronischen Veranlagungsverfügungen (eVV’s) direkt durch die Software verarbeitet und archiviert. Damit ist auch im Falle der Umsatzsteuerprüfung vorgesorgt, um allfällige Aufrechnungen zu minieren.

KI und Datenqualität als Schlüssel zur digitalen Transformation

Eine hohe Stammdatenqualität ist essenziell für den erfolgreichen Einsatz digitaler Lösungen, da fehlerhafte oder unvollständige Daten zu falschen Analysen und schlechten Entscheidungen führen können. Durch die Pflege konsistenter und aktueller Daten wird sichergestellt, dass Technologien präzise arbeiten – dabei kann KI bereits in der Stammdatenanlage unterstützen. In Zukunft wird Künstliche Intelligenz eine immer wichtigere Rolle in Zoll- und Finanzprozessen spielen, indem sie als digitaler Sparringspartner fungiert. Während viele Unternehmen noch am Anfang der Digitalisierung stehen, eröffnet der Zugang zu Schlüsseltechnologien zunehmend auch kleineren, agilen Unternehmen Wettbewerbsvorteile. Organisationen, die frühzeitig auf innovative Technologien setzen, können Herausforderungen besser meistern und langfristig erfolgreicher sein.

Dieser Artikel wurde mit Herrn Hendrik Schote von Declarium erarbeitet. Declarium ist eine führende SaaS-Anwendung für Importe, Exporte und Transitdeklarationen. Als innovatives Technologieunternehmen digitalisieren wir verschiedene Zollprozesse. Zentraler Bestandteil ist die eigene Zollplattform. Hierüber haben Nutzer einen Überblick über alle Vorgänge, Stammdaten und transaktionsbezogene Aufgaben. Declarium substituiert kostenintensive Zoll-Broker und aufwändige Inhouse- Lösungen und ermöglicht Einsparpotenziale von bis zu 80% ggü. bestehenden Lösungen.

Der hohe Automatisierungsgrad wird komplementiert durch ein Exception-Management mit unseren Experten. Dadurch bieten wir einen Zollbroker-Service mit verschiedenen Optionen. Als digitaler Zollagent vereint Declarium Zollsoftware und -kompetenz mit einer herausragenden User-Experience.

Cmt ag ist mit über 250 Fiskalvertretungen sehr erfolgreich in der Betreuung von ausländischen e-Commerce Unternehmen, welche Lieferungen in die Schweiz verbringen. Dank einem hohen Automatisierungsgrad können wir die Quartalsabrechnungen – sofern die Daten sauber zur Verfügung stehen – für CHF 250.00/Quartal anbieten.