Virtuelle GV: Wie sie gelingt

Mit dem revidierten Aktienrecht kann die jährliche GV seit 1. Januar 2023 auch virtuell abgehalten werden. Gerade kleinere Unternehmen oder Start-ups können davon profitieren: Sie sparen Zeit und Kosten, ermöglichen eine flexible Teilnahme und schaffen die Möglichkeit, einen erweiterten Teilnehmerkreis anzusprechen. Nicht zuletzt zeigen sie, dass sie mit den neuesten Technologien Schritt halten können. Es gibt aber Herausforderungen zu meistern.

Statutenänderung

Die virtuelle GV mit der Stimmabgabe über elektronische Kommunikationsmittel muss in den Statuten explizit vorgesehen sein. Das bedeutet eine Vorlaufzeit von mindestens einem Jahr, da eine Statutenänderung in der vorangehenden GV von der Mehrheit angenommen werden muss. Soll bei einer privaten AG für die virtuelle GV auf einen unabhängigen Stimmrechtsvertreter verzichtet werden, muss der Verzicht ebenfalls in den Statuten geregelt sein.

Technische Infrastruktur

Das Unternehmen muss über eine ausreichende technische Infrastruktur verfügen. Dies umfasst die Auswahl einer geeigneten Plattform oder Software für eine reibungslose Durchführung der virtuellen GV. Denn wenn technische Probleme auftreten, die eine ordnungsgemässe Durchführung verunmöglichen, muss die GV wiederholt werden. Es liegt in der Verantwortung des Verwaltungsrats, die Verwendung elektronischer Mittel zu regeln und insbesondere die korrekte Ausübung der Aktionärsrechte sowie die unverfälschten Abstimmungsergebnisse sicherzustellen.

Identifikation, Authentifizierung

Das Unternehmen muss geeignete Massnahmen zur Identifikation und Authentifizierung der Teilnehmer ergreifen. Es muss gewährleisten, dass nur berechtigte Aktionäre an der virtuellen GV teilnehmen können, zum Beispiel durch die Verwendung von individuellen Zugangscodes, Passwörtern oder anderen sicheren elektronischen Identifikationsmethoden.

Teilnahmemöglichkeit

Die Aktionäre müssen an der virtuellen GV die Möglichkeit haben, sich in die Diskussion einzubringen. Es muss möglich sein, dass sie Fragen oder Anträge stellen und sich an Abstimmungen beteiligen können.

Datenschutz, Datensicherheit

Das Unternehmen muss geeignete Massnahmen zum Schutz der Privatsphäre und Sicherheit der übertragenen Daten der Aktionäre ergreifen. Dies umfasst den Umgang mit personenbezogenen Daten gemäss den geltenden Datenschutzbestimmungen und die Gewährleistung einer sicheren Datenübertragung.

Vorbereitung

Erstellen Sie die erforderlichen Unterlagen für die GV, einschliesslich Traktandenliste, Jahresbericht, Jahresrechnung und allenfalls weiteren Dokumenten gemäss den gesetzlichen Anforderungen. Auch die virtuelle GV muss mindestens 20 Tage im Voraus einberufen werden. Die Einladung muss die Informationen zu Datum, Uhrzeit, Plattform und Zugangsdaten für die virtuelle GV enthalten. Machen Sie vorab einen Funktionstest und stellen Sie sicher, dass Sie während der GV über ausreichend Support verfügen, falls technische Probleme auftreten.

Protokollierung

Für das Protokoll gelten zahlreiche Vorgaben. Zu den wichtigen Informationen, die festzuhalten sind, gehören Datum, Beginn, Ende sowie Art und Ort der GV. Ferner detaillierte Angaben zu den vertretenen Aktien. Natürlich die Beschlüsse und die Wahlergebnisse sowie in der GV gestellte Begehren um Auskunft und die erteilten Antworten. Auch relevante technische Probleme bei der Durchführung der GV gehören ins Protokoll.

Quelle: Update Newsletter 09/2023