Umsatzsteuerprüfungen bei Fiskalvertretungen – worauf gilt es zu achten?

Die Zusammenarbeit mit der ESTV im Bereich Fiskalvertretungen ist mittlerweile eingespielt und dynamisch. Fallen bei der Deklaration bestimmte Werte aus dem Rahmen, erhalten wir direkt von der ESTV Rückfragen, welche i.d.R. sofort beantwortet werden können.

Vermehrt ist die ESTV jedoch bei grösseren Mandaten dazu übergegangen, Prüfungen vor Ort vorzunehmen. Dabei erhält der Kunde über uns einen Brief der ESTV mit dem folgenden Inhalt:

Bitte stellen Sie uns folgende Unterlagen zur Verfügung für die Kontrollperiode (i.d.R. 3-5 Jahre) zur Verfügung:

• Bilanz und Erfolgsrechnung inkl. allfälliger Revisionsberichte
• Kontoblätter mit dem MWST-Code (inkl. CH)
• Einfuhrverzollungsbelege mit Proforma-Rechnungen
• Sämtliche Kunden- und Lieferantenrechnungen
• Proforma-Rechnungen für Marketingzwecke
• Kundengutschriften
• Unterlagen, welche für die MWST-Abrechnung benutzt wurden (Privatanteile, etc.)
• Umsatzabstimmungen der einzelnen Jahre
• Vorsteuerabstimmung
• Zusätzliche Unterlagen

Dabei erhält der Kunde 2-3 Monate Zeit, um die Unterlagen aufzubereiten und dem Revisor zur Verfügung zu stellen. Die cmt ag stellt diese Unterlagen dem Revisor über das Treuhandportal zur Verfügung. Damit erhält der Revisor einen ersten Überblick. Ziel von unserer Seite ist es immer, die Unterlagen vollständig und rechtzeitig aufzuschalten. Hierbei sind die ausländischen Kunden gefordert, diese Unterlagen auch fristgerecht und „lieber zu früh, als zu spät“ aufzubereiten und uns zuzustellen.

Oftmals entscheidet der Revisor nach der ersten Sichtung, ob er die Prüfung vor Ort, d.h. in den Geschäftsräumlichkeiten der cmt ag machen will oder nicht. Wir begrüssen die Möglichkeit der vor Ort Revision grundsätzlich, lernt man so einerseits den Revisor persönlich kennen und kann etwaige Probleme direkt im persönlichen Gespräch angehen und besprechen. Bei „einfachen“ Mandaten ist die digitale Revision zu bevorzugen.

Abschluss findet die Revision dann mit einem Schlussprotokoll.

Fazit

Generell kann gesagt werden, dass die Prüfungen immer wieder an den gleichen Punkten zu Herausforderungen werden:

• Veranlagungsverfügungen: Vorsteuerbelege sind die wichtigsten Belege, da Sie eine Forderung des Unternehmens vs. den Staat belegen. Naturgemäss prüft der Fiskus diese Belege detailliert. D.h. die originalen eVV’s von sämtlichen Imports müssen in elektronischer Form vorliegen. Kunden mit eigenem ZAZ-Konto können diese über die Zollsoftware automatisiert downloaden und archivieren. Als weiteren Punkt gilt es zur überprüfen, dass der Importeur korrekt auf der eVV abgebildet ist. Dies Kontrolle wird oftmals vergessen. Eine nachträgliche Korrektur ist wenn, dann oftmals nur mit grossem Aufwand möglich.
• Privatanteile von Autos – insbesondere von Aussendienstmitarbeitern, welche in der Schweiz unterwegs sind – müssen korrekt abgerechnet werden.
• Retouren: was genau passiert mit den Retouren – sind diese ordnungsgemäss verbucht worden. Ist dokumentiert, was mit der Ware passiert. Wurde diese zurückgeschickt oder in der Schweiz vernichtet. Gibt es dazu Belege, welche dies nachweisen.

Da die Kontrollen seitens der ESTV zunehmen, empfehlen wir den Kunden, die obigen Punkte entsprechend umzusetzen, damit wir bei einer Kontrolle zum gewünschten Ergebnis, nämlich 0 (Null) kommen. Zudem bieten wir unseren Kunden auch an, eine Musterlieferung an die cmt ag zu machen, damit wir anhand dieser sämtlichen Dokumente prüfen kann und allfällige Probleme bereits im Vorfeld erkennt. Gerne unterstützen wir Sie dabei.