Zahnärzte-News Impuls 3/2019

Zahnärzte-News Impuls 3/2019

Ausser Spesen – nichts gewesen! Stimmt dieser Spruch wirklich?

Die verbuchten Spesen bieten immer wieder Diskussionsstoff im Veranlagungsverfahren zwischen den Steuerpflichtigen und der Steuerverwaltung. Um die Spesen bei den Steuern in Abzug bringen zu können, müssen diese geschäftsmässig begründet sein.  Was gilt es zu beachten, bzw. wo müssen die richtigen Weichen gestellt werden? Hier ein paar Impulse zu diesem sensiblen Thema.

In einem ersten Schritt gilt es zu unterscheiden zwischen Spesen und Berufsauslagen.

Spesen sind:

• Reisekosten zum Kunden (z.B. Hausbesuche)
• Verpflegungskosten während eines Kundenbesuches
• Einladungen oder Geschenke an Kunden

Spesen sind Aufwendungen, welche dem Arbeitnehmer im Rahmen seiner Arbeit anfallen und welche vom Arbeitgeber in Form von Auslagenersatz zurückerstattet werden.

Berufsauslagen sind:

• Fahrten zwischen dem Wohn- und Arbeitsort
• Mehrkosten für auswärtige Verpflegung
• Übrige Kosten für die Ausübung des Zahnarztberufes
• Weiterbildungskosten (SSO oder Seminare)

Berufsauslagen sind Entschädigungen, welche zum Bruttolohn zu addieren sind und von der Privatperson in der Steuererklärung in Abzug gebracht werden können, falls sie diese selber bezahlen muss.

Unterscheidung AN / Inhaber

Bezahlt die Unternehmung die Weiterbildung und ist Rechnungsempfängerin, dann muss dies nicht auf dem Lohnausweis ausgewiesen werden.

Korrekte Spesenbelege

Spesen werden grundsätzlich nach dem effektiven Aufwand und gegen Originalbeleg abgerechnet. Dabei müssten eigentlich auf einer Restaurantquittung z.B. die Namen der anwesenden Personen, Name des Lokals, Datum der Einladung sowie der Geschäftszweck aufgeführt werden. Die effektiven Spesen müssen zudem im Lohnausweis unter Ziffer 13.1 deklariert werden.

Pauschalspesen

Eine mögliche Vereinfachung für die Inhaber einer Praxis sowie für die leitenden Angestellten sind Pauschalspesen. Aber Achtung: Pauschalspesen müssen so bemessen werden, dass sie in etwa den effektiven Spesen entsprechen, welche einem Zahnarzt erwachsen. Mit Pauschalspesen entfällt das mühsame und aufwändige Belege sammeln, aber dafür sind damit Kleinausgaben bis CHF 50.—abgegolten. Auch Pauschalspesen müssen im Lohnausweis unter Ziffer 13.2 deklariert werden. Häufig werden Pauschalspesen im Umfang von 5 % des Bruttolohnes von den Behörden akzeptiert.

Spesenreglement

Die Steuerverwaltung bietet mittleren und grösseren Unternehmen mit mind. 5 Empfängern (wenn man das Gespräch mit dem Steuerkommissar sucht, auch für kleinere Betriebe) die Möglichkeit, ein Spesenreglement genehmigen zu lassen. Eine Vorlage für ein solches Spesenreglement können wir Ihnen sehr gerne zur Verfügung stellen und dann auf Ihre Situation anpassen.

Geschäftsauto

Falls der Zahnarzt ein Geschäftsauto über die Firma zur Nutzung erhält, welches er auch privat nutzen darf, muss immer ein Privatanteil von 0.8% des Kaufpreises exkl. MWST pro Monat abgerechnet werden. Dies wird sich eventuell in nächster Zeit ändern, sind doch im Parlament Bestrebungen im Gange, diesen Anteil auf 0.9% pro Monat zu erhöhen und dafür die Nachteile der FABI Regelung zu kompensieren. Achtung hierbei: Die Steuerverwaltung geht davon aus, dass ein Mittelklassewagen angeschafft wird, es gibt erste Fälle, wo die Anschaffung eines CHF 150’000 teuren Autos als Luxusauto aufgerechnet wurden.

Als Alternative zum Privatanteil besteht für den Zahnarzt immer die Möglichkeit, die geschäftlichen Kilometer mit 60-70 Rappen über die Gesellschaft abzurechnen.

Geldwerte Leistung

Spesen, welche nicht geschäftsmässig begründet sind, z.B. eine Privatreise, etc. werden von der Steuerverwaltung als geldwerte Leistung qualifiziert. Nebst einer Aufrechnung zum Reingewinn in der Gesellschaft führt die geldwerte Leistung zu einer Einkommensaufrechnung bei der nat. Person. Dies mit entsprechenden Folgen bei den Sozialversicherungen sowie bei der Verrechnungssteuer. Die gesamten steuerlichen Folgen sind dann sehr hoch. Wir raten Ihnen deshalb von Abenteuern dieser Art ab.

Fazit

Damit «Ausser Spesen – nichts gewesen» eben auch eintrifft, ist eine Planung sowie konsequente Umsetzung sehr zu empfehlen. Erarbeiten Sie zusammen mit ihrem Steuerberater ein sauberes Spesenreglement, das Sie von der Steuerverwaltung absegnen lassen. Kontaktieren Sie uns – wir helfen gerne.

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